Warum müssen sich Fahrdienste und Limousinenservice digitalisieren?

 

Aktuell:
Im Rahmen der Überbrückungshilfe III können berechtigte Unternehmen die Übernahme der Kosten für Digitalisierungsmaßnahmen bis zu 20.000,- € beantragen.
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Lesen Sie den Absatz Seite vier oben.

Schon vor dem Ausbruch der Coronakrise war die „Digitalisierung der Wirtschaft in Deutschland“ ein viel besprochenes und beschriebenes Thema – das für manche Verantwortliche in kleinen und mittelständischen Unternehmen aber oft wenig greifbar war.

Die Coronakrise hat die Eigenschaft, Schwachstellen in Systemen offenzulegen. So hat sie auch Schwächen in Unternehmen bezüglich des ortsunabhängigen Zugriffs auf Daten (Stichwort Homeoffice) und der damit verbundenen Kommunikation verdeutlicht.
Besonders deutlich wurde die digitale Rückständigkeit in der öffentlichen Verwaltung am Beispiel der Gesundheitsämter.

Für Limousinenservices und Fahrdienste ist dieser Effekt nicht so offensichtlich, da aufgrund des ausgebliebenen Geschäfts durch die Pandemie kein unmittelbarer „Digitalisierungsdruck“ entstanden ist.
Dieser Artikel wird u.a. beleuchten, warum die Pandemie dennoch mit einiger Verzögerung diejenigen Unternehmen unter Druck setzen wird, die sich vom Zug der Digitalisierung eher überrollen lassen, als auf ihn aufzuspringen.

Was sind die Ziele der Digitalisierung?

Es gibt zwei Hauptziele, welche mit Digitalisierungsmaßnahmen verfolgt werden:

a) Die Erhöhung der Produktivität.
Hiermit ist gemeint, dass die aktuelle Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der vorhandenen Arbeitszeit eine größere Anzahl an Arbeitsvorgängen bewältigen kann. Dies wird i.d.R. dadurch erreicht, dass die nötige Bearbeitungszeit pro Arbeitsvorgang reduziert wird.

b) Die Vermeidung von Fehlern
Digitalisierte Prozesse sind zu einem großen Teil regelbasiert und lassen weniger Fehler zu, als analoge Prozesse. Die Kontrolle von Feldern kann direkt in den Prozess integriert werden (Beispiel: Pflichtfelder bei der Dateneingabe).

Hinzu kommen „positive Nebeneffekte“ wie z.B. neue Services, die nur in digitaler Form möglich sind. Ein Anwendungsfall hierfür sind Tools für die Onlinebuchung durch den Kunden oder Fahrgast.

Am Ende des Tages ist der Grund für die Digitalisierung des Unternehmens, dass die Kosten des Unternehmens – auch unter der Berücksichtigung der Kosten für die Digitalisierung – nachhaltig gesenkt werden.

Was bedeutet „Digitalisierung“ für Mietwagenunternehmen im Sinne des PebvG?

Diese Frage muss in zwei Bereiche unterteilt werden:

      1. Intern
      2. Extern

1. Intern
Den internen Bereich haben die Unternehmen dieser Branche mit so ziemlich allen Unternehmen aus allen anderen Branchen gemeinsam. Hier geht es darum, die internen Prozesse des Unternehmens „digital abzubilden“ und sie damit schneller und weitgehend fehlerfrei zu machen.
„Prozesse digital abbilden“ klingt sehr abstrakt. Am Beispiel eines gewöhnlichen Geschäftsablaufs soll verdeutlicht werden, was damit verbunden sein kann:

Ein neuer Kunde plant den Besuch einer Messe mit einem größeren Team. Er benötigt am Anreisetag mehrere Flughafenabholungen mit Transfers zum Hotel. An den drei folgenden Messetagen möchte er zwei Fahrzeuge mit Fahrer auf Abruf zur Verfügung haben und am Abreisetag werden die Flughafentransfers zu den Abflügen benötigt.
Das Mietwagenunternehmen erstellt Angebote für die Flughafentransfers und die Messetage, der Kunde nimmt die Angebote an, die Aufträge werden durchgeführt und abgerechnet.

Ein nicht digitalisiertes Unternehmen wird nun damit beginnen, Angebote in einer Textverarbeitung (z.B. MS Word) zu erstellen. Für die Preisermittlung werden oft Google-Maps, Preistabellen oder auch nur die Erfahrung und das Knowhow der bearbeitenden Person genutzt. Im letzten Fall kann nach unserer Erfahrung die Tagesform einen entscheidenden Einfluss auf die Preisbildung haben … .
Die Adressdaten des neuen Kunden werden in einem anderen Programm erfasst (z.B. MS Outlook).
Nimmt der Kunde das Angebot an, müssen Fahraufträge angelegt werden. Je nach Vorliebe der Unternehmerin / des Unternehmers geschieht dies z.B. in einer Excelliste oder in einem Kalender.
In der Folge werden Kommunikationsmedien benötigt, um dem Kunden Auftragsbestätigungen, Fahrerdaten etc. mitzuteilen und die Fahrer über ihre Aufträge zu informieren.
Hier stoßen wir in der Praxis auf vielfältige Lösungen wie z.B. WhatsApp-Gruppen, Google Kalender oder zum Teil auch die traditionellen Papieraufträge.
In diesen Prozessen findet sehr oft ein „copy & paste“ von Auftragsdaten statt. Der gleiche Auftrag existiert zeitgleich in verschiedenen Programmen. Wenn es nicht optimal läuft, in verschiedenen Versionen.
Kommt es seitens des Kunden zu Änderungen der Auftragsdaten, steigt das Risiko, dass diese Änderungen nicht durch alle Programme durchgreifen und es unterschiedliche Daten zum gleichen Auftrag gibt.
Sind die Aufträge durchgeführt, müssen Rechnungen erstellt werden. Manche Unternehmen lösen dies über eine manuelle Veränderung des Angebots in der Textverarbeitung. Handelt es sich um Aufträge, für welche im Vorfeld kein Angebot erstellt werden musste, wird die Rechnung neu erstellt oder eine zuvor erstellte Rechnung wird als „Vorlage“ genutzt und verändert.
Buchhalterisch fortgeschrittener ist die Nutzung einer Software für die Fakturierung wie z.B. Lexware. In diesem Fall müssen die Auftragsdaten in dieses Programm übernommen werden. Dafür ist die anschließende Überwachung der Zahlungseingänge und ggf. ein Mahnwesen komfortabler gelöst.
Bei beiden Fällen bleibt offen, auf welchem Weg z.B. die Vergütung der Fahrer berechnet wird.

Ein digitalisiertes Unternehmen wird im Zuge der Erstellung des ersten Angebots den Kunden und den zuständigen Ansprechpartner initial erfassen. Diese Daten stehen ab diesem Zeitpunkt für alle entsprechenden Aufgaben in der aktuellen Fassung zur Verfügung, da sie nur an einer einzigen Stelle (Datenbank) abgespeichert werden.
Die Zuordnung der Preise im Angebot erfolgt entweder auf Basis vordefinierter Artikel oder mit Hilfe eines Kalkulators. Externe Hilfsmittel wie Google Maps und Preislisten werden nicht benötigt. Ein digitales System ordnet dem Kunden automatisch die richtigen Preise zu.
Nimmt der Kunde das Angebot an, werden die entsprechenden Fahraufträge auf Basis der Angebotsdaten mit einem Klick erzeugt. Buchungsbestätigungen können auf Basis der aktuellen Auftragsdaten jederzeit mit einem Klick per E-Mail versendet werden.
Ein digitales System unterstützt die Disposition z.B. mit einer Warnfunktion, wenn es bei den Einsätzen von Fahrern oder Fahrzeugen zu Überschneidungen kommt. Bei Bedarf kann ein solches System auch regelbasiert automatisch die komplette Disposition für den Folgetag vorschlagen. Wobei die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben für die Arbeitszeit der Fahrer als Regel hinterlegt werden kann.
Fahrer können per E-Mail oder SMS über die Auftragsdaten informiert werden, haben aber in erster Linie online per Webportal oder FahrerApp jederzeit Zugriff auf die aktuellen Auftragsdaten in Echtzeit. Darüber hinaus teilen die Fahrer den aktuellen Status des Auftrags mit einem Klick mit. Alle Personen, für welche diese Information relevant ist (z.B. Disponent, Besteller), werden automatisch in Echtzeit über diese Statuswerte informiert.
Durch diese Statuswerte werden auch die Arbeitszeiten des Fahrers je Auftrag automatisch erfasst und können nach Wunsch weiterverarbeitet werden.
Automatisierte Alarmfunktionen, z.B. wenn der Fahrer nicht rechtzeitig startet, können in die Dispo integriert werden.
Ist der Auftrag durchgeführt, kann er mit wenigen Klicks geprüft, freigegeben und abgerechnet werden, ohne das System verlassen zu müssen.
Ein digitales System kann die Zahlung per Kreditkarte integrieren.
Die Erfassung der Zahlungseingänge und das Mahnwesen sind Bestandteil einer digitalen Lösung. Das Unternehmen selbst entscheidet, wie weit es die Buchhaltung im System führen möchte. An einem bestimmten Punkt wird der Export der Buchhaltungsdaten in einem lesbaren Format an die Software des Steuerberaters (z.B. Datev) übergeben.
Auch Sonderformate für Rechnungen wie z.B. Zugferd oder X-Rechnung können von einem digitalen System erstellt werden.
Ebenso können die für die Aufsichtsbehörde nötigen Dokumentationen (z.B. Auftragsbuch) mit wenigen Klicks generiert werden.

2. Extern
Unter diese Überschrift fallen Verbindungen (Schnittstellen) zu den Systemen anderer Unternehmen, über welche Daten ohne manuelles Abschreiben / Kopieren zwischen den Systemen ausgetauscht werden können.
Eine erste „halbdigitale“ Stufe ist z.B. der Export von Buchhaltungsdaten in einem Format, das von Programmen wie Datev oder Lexware importiert werden kann. Das „halb“ bezieht sich darauf, dass hier in den meisten Fällen ein Versand der Daten per E-Mail stattfindet und das Einlesen der Daten in Datev oder Lexware von einem Nutzer angestoßen wird.
„Richtig“ digital ist ein solcher Prozess, wenn die Programme ohne Zutun eines Nutzers eigenständig untereinander kommunizieren. Was zumindest im Beispiel Datev durch die Einrichtung eines Webservice möglich ist.
Groß ist der Nutzen dieser digitalen Anbindung bei oft wiederkehrenden Aufgaben. Ein sehr gutes Beispiel hierfür ist unser Kunde in Brüssel, der für die Airline Emirates die Transfers der Business- und Firstclass Passagiere durchführt.
Früher hat dieser Kunde diese Daten per E-Mail in einer Excelliste erhalten und mehrere Angestellte haben diese Auftragsdaten erfasst.
Heute sendet Emirates diese Datei über LimouCONNECT an LimouERP. Das System liest diese Daten ein, prüft die übermittelten Adressdaten gegen Google Maps und erstellt Fahraufträge wo die Datenqualität es zulässt. Unser Kunde benötigt nur noch einen Mitarbeiter, der die Fälle prüft, in denen die Qualität der von Emirates übermittelten Daten nicht ausreichend ist.
Diese immense Ersparnis an Personalkosten ist besonders in diesem Geschäftsfeld sehr wichtig, da die Marge der Emiratesaufträge niedrig ist.
Auch die tägliche Zusammenarbeit zwischen den Nutzern unserer Systeme ist durch die digitale Verbindung (LimouCONNECT) wesentlich einfacher und fehlerfreier geworden. Der elektronische Austausch von Auftragsdaten zwischen den regionalen Marktteilnehmern spart beiden Seiten Zeit und reduziert die Fehlerquellen erheblich. Ein großes Zukunftsthema ist der Begriff „Plattformökonomie“. Damit ist gemeint, dass in der Wirtschaft immer mehr Prozesse über Plattformen abgewickelt werden, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu sparen.
Dies trifft zum Beispiel auch den kompletten Bereich der Geschäftsreisen zu. Der Trend, alle Geschäftsreisen eines Unternehmens über eine zentrale Plattform abzuwickeln, ist klar erkennbar und gewinnt an Dynamik. Die SAP-Tochter Concur ist hierfür ein prominentes Beispiel. Aber auch weniger bekannte Player sind in diesem Markt aktiv und wachsen schnell. Dieser Prozess wurde durch die Pandemie zwar unterbrochen, wird aber mit der wirtschaftlichen Erholung schnell wieder einsetzen. Der durch die Pandemie erzeugte „Digitalisierungsdruck“ in der Wirtschaft wird hierzu einen Beitrag leisten.
Noch im Laufe des März 2021 wird unseren Kunden eine Schnittstelle zu KARHOO zur Verfügung stehen. Dieses Unternehmen ist in dem oben beschriebenen Geschäftsbereich sehr stark und vermittelt in UK viele taxinahen Dienstleistungen.
Auch KARHOO bevorzugt den elektronischen Übertrag von Auftragsdaten zwischen den beteiligten Systemen. Da der digitale Zugang zur Taxibranche in Deutschland mehr als mühsam ist, ergibt sich hier für Mietwagenunternehmen eine große Chance. Die Masse der Fahrten entsteht hier im Economy-Segment, aber auch im Bereich VIP gibt es einen Bedarf.
Auch die bereits im Januar vollzogene Integration einer Schnittstelle zu booking.com bringt in diesem Segment zusätzliche Chancen. Auch booking.com will nach eigener Aussage Supplier bevorzugen, welche digital angebunden sind.
Nicht unerwähnt bleiben soll unser Partner GNet aus den USA. GNet ist eine Plattform, welche verschiedene „reservation systems“ für Unternehmen aus dem Bereich der Personenbeförderung miteinander verbindet. GNet ermöglicht es, dass unsere Nutzer Auftragsdaten z.B. mit den Nutzern von Limo Anywhere elektronisch austauschen können. Aktuell sind in den USA mehr als 1.000 Unternehmen an GNet angeschlossen.
Auch unter den Nutzern von GNet ist die Tendenz erkennbar, dass sie nur noch mit Unternehmen kooperieren wollen, die an GNet angebunden sind.
Allgemein lässt sich sagen, dass die Zukunft der elektronischen Übermittlung von Auftragsdaten gehört. Unternehmen, welche nicht an diesen Datenfluss angebunden sind, werden künftig einen immer kleiner werdenden Zugang zum Markt haben.

Welchen Nutzen haben Unternehmen aus dem Bereich Limousinenservice / Mietwagen, wenn sie sich digitalisieren?

Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, welche Erwartungen man an die künftigen Entwicklungen der Branche hat. Wir sehen die folgenden Trends:

In den Städten verändert sich das Verhalten der Menschen zusehends. Der Besitz eines eigenen Autos wandelt sich „von der Lust zur Last“.
Viele junge Menschen in den Städten haben den Besitz eines Führerscheins nicht mehr ganz oben auf der Prioritätsliste.
Hieraus ergibt sich ein Bedarf Mobilitätsdienstleistungen verschiedener Art durch professionelle Anbieter.

Die Nutzung von Plattformen zur Buchung von Mobilitätsdienstleistungen nimmt zu. Unabhängig davon, ob Uber jemals profitabel wird und langfristig überleben kann, dieses Unternehmen hat in diesem Bereich die Welt verändert.
Der Komfort, überall auf der Welt mit der gleichen App in einem gewohnten Umfeld und sehr einfach eine Fahrt buchen und mit einem Klick bezahlen zu können, wird die neue Erwartungshaltung der Kunden sein.
Dies wird sich auch auf das Standardgeschäft unserer Kunden auswirken. Der langfristig von der Sekretärin vorgebuchte Flughafentransfer in der Businessclass Limousine wird seltener werden. Die Passagiere werden die Einfachheit der Buchung per App nutzen, um selbst flexibler ihre Fahrten zu buchen.
Dadurch wird die individuelle Leistung und der besondere Service des einzelnen Unternehmens an Bedeutung verlieren und durch die größere Vergleichbarkeit werden die Preise unter Druck geraten.
Besonders in diesem Geschäftsfeld wird die Effizienz (z.B. in der Fahrzeugauslastung) und die Reduktion der administrativen Kosten an Bedeutung gewinnen. Die weitgehende Automatisierung der Geschäftsprozesse wird ein wichtiges Thema sein.

Im Bereich der Events ist eine möglichst fehlerfreie Organisation von höchster Bedeutung. Dies natürlich immer mit möglichst wenig involvierten Menschen. Einmal abgesehen davon, dass Personalkosten bei Dienstleistungen oft der größte Block sind, verderben viele Köche nun mal den Brei. Jeder zusätzliche Mitarbeiter ist eine zusätzliche potenzielle Fehlerquelle – sieht man einmal von den wenigen absoluten Spezialisten ab.
Hier kann ein digitales System schon im Vorfeld bei der Planung der Fahrten sehr effektiv unterstützen und auch während der Durchführung des Events aufkommende Probleme frühzeitig erkennen und Lösungsvorschläge unterbreiten.

Am wenigsten empfindlich dürfte das absolute VIP-Segment sein, in welchem die Persönlichkeit des Dienstleisters und Individualität der Kern der angebotenen Dienstleistung sind.
Doch auch hier gibt es zwei Ebenen, in welchen die digitalen Services das Unternehmen unterstützen können.
Einerseits lässt ein smartes und möglichst reibungsfreies Backoffice die Zeit für die Konzentration auf die Dinge, welche den Kunden zufrieden machen.
Andererseits ist der insgesamt professionelle Antritt am Markt und die eingesetzten Werkzeuge ein wichtiges Zeichen für die Professionalität des Anbieters.

Fazit:
Der Zug der Digitalisierung hat längst Fahrt aufgenommen und er beschleunigt weiter. Die Digitalisierung ist kein so offensichtlicher und spektakulärer Prozess wie z.B. der Umstieg von der Pferdekutsche auf das Auto, sie schreitet eher in kleinen Schritten voran und wird vielleicht von demjenigen, der noch in der Kutsche sitzt, nicht vollständig wahrgenommen.
Wie aber die oben genannten Beispiele zeigen, hält die Digitalisierung von Prozessen unaufhaltsam Einzug in das Geschäftsleben.
Für Unternehmerinnen und Unternehmer gilt es jetzt, in diesem Zug zu sitzen und sich diese Entwicklungen zu Nutze zu machen.

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